乾圣固定资产管理系统

IT固定资产管理方案

乾圣软件

  第一章总则

  第一条为了加强公司IT类固定资产管理,提高其资产的使用效率,保护公司财产,防止资产流失,特制定本办法。

  第二条本办法所称IT固定资产是指计算机、便携式计算机、PC服务器、UNIX服务器、存储设备和网络设备等产品。以下简称“资产”

  第三条公司财务部门为固定资产的归口管理部门,负责固定资产核算、资产评估、资产报废及资产处置等业务,负责组织开展资产清查工作;信息中心为IT固定资产的实物管理部门,对IT类固定资产的申请、购置、验收、登记、领用、使用、调用、维修、定损和报废、库房管理等全过程的管理。

  第四条信息中心是公司IT类资产采购职能部门。分为三个互不兼容的管理岗位:计划采购岗、采购岗、资产管理岗。其中计划采购岗位负责收集整理各部门资产购置需求申请,编制采购计划;物资采购岗负责公司计算机相关资产的采购与维修管理、制定产品采购目录和规范设备采购技术标准;资产管理员负责购进资产的登记、入库验收、库存整理、发放及定期统计。各部门负责根据实际需求,按规定流程申请。

  第五条本条例适用于辽宁销售公司及所属各分公司

  第二章IT类资产分配和配置标准

  第六条计算机分配和配置原则:根据工作实际需要和严格控制成本的原则进行计算机及其附属设备的分配和配置。

  常用计算机设备的分配原则列举如下:

  ㈠台式电脑:

  为机关从事管理工作人员配置一台电脑。

  ㈡笔记本电脑:

  ⑴笔记本电脑适合经常移动办公的人员使用。如经常出差管理人员、下班后经常回家办公的人员等。

  ⑵因工作需要确需配备笔记本电脑。

  第七条台式机和电脑笔记本的配置标准

  ㈠台式机的配置标准分为二种:档案人员级别配置、一般人员/业务人员以上级别配置。

  ㈡电脑笔记本配置均相同。

  ㈢定期制定PC电脑和笔记本购置技术标准。

  第八条打印机以部门为基本单位根据工作需要进行配备。每个部门配一台打印机,由信息中心规定打印机型号。

  第九条其它资产以满足工作需要为基本原则进行配备。

  第十条信息中心在进行资产分配时,应本着“先库存,后采购”的原则,优先从现有库存中挑选符合申请配置的设备。在保证业务需要的同时,最大幅度地降低成本。

  第三章资产申请、采购与付款

  第十一条员工申请电脑设备时,需按照计算机设备配置原则和配置标准进行申请。申请流程:申请人填写《IT类固定资产申请购置表》,部门负责人同意后,报请信息中心负责人和总会计师审批。然后将审批表交给信息中心列入采购计划;经过信息中心鉴定符合报废条件的在用设备,信息中心收回该设备,申请人重新申请资产。

  第十二条采购与付款

  ㈠根据集团物资采购目录结合辽宁实际编写IT类物质采购目录,此外信息中心根据实际定期对IT类物质种类、品牌、技术要求等信息进行调整,并公布IT类物质目录。

  ㈡通过集团招标入围的产品,需要选定入围的供货商采购, 双方就产品价格进行谈判,进一步降低采购成本,签定采购合同。合同管理按照《中国石油天然气股份有限公司合同管理办法》执行。

  ㈢未列入集团招标入围的产品,按照IT类物资采购目录规定的品牌采购。

  第十三条设备计划采购流程:各部门在每月10日前(节假日提前)将《固定资产购置审批表》交给信息中心物资采购计划员,根据采购目录规定的品牌和采购人员提供的价格,编制《IT类物质采购计划》。

  第十四条设备采购及付款流程:物质采购计划员每月12日(节假日提前)将《IT类物质采购计划》交给信息中心物质采购员。物质采购员联系供应商进行采购,商品到货验收合格后,采购员按时在资金平台录入已完成的物质采购计划,待系统审批通过后,物资采购员通知财务部门向供货商付款。

  第四章固定资产的使用

  第十五条固定资产使用实行“谁使用,谁负责”的原则。

  第十六条公司内部各部门的计算机由使用部门负责定人定机管理,并报信息中心备案。每一个固定资产需制定责任人,如无责任人的,视其部门负责人为责任人。

  第十七条固定资产使用人应遵守如下规定:

  ㈠使用人应爱护所持有固定资产,负责设备的安全与完整,保证固定资产的使用环境及清洁维护,并严格按照操作规程使用。

  ㈡固定资产持有人不得随意拆卸计算机设备,不得私自安装软硬件。

  第五章固定资产的维修管理

  第十八条使用部门固定资产系统出现问题,应及时通知信息中心,信息中心维修人员在接到通知后,应尽快到现场检查原因,问题解决后维修人员和申请人需填写《信息中心计算机及辅助设施维护工单》,留做日后查询使用。

  第十九条固定资产零部件损坏,由信息中心统一联系供货商与维修商,同时需要设备使用人员和信息中心现场人员填写《IT类固定资产维修申请单》,零部件更换完毕后,使用人在申请表单签字确认。

  第二十条维修费用申请规定:维修费用在3000元(含3000元)以下的,由信息中心负责人审批;维修费用在3000元以上的,经信息中心负责人审查后、报请总会计师审批。

  第二十一条信息中心应对送修固定资产的故障原因进行归纳分析,建立《固定资产维修申请单台帐》,由信息中心存档。对非正常性或周期性故障要采取有效措施,避免多次发生。

  第六章固定资产内部调拨

  第二十二条信息中心根据需要负责IT类固定资产在公司内部调拨,并组织进行迁移。

  第二十三条固定资产在公司内部调拨,资产管理员应做好调拨记录,设备调出和调入部门,需本人和部门负责人在《IT类资产变更表》签字认可。

  第二十四条固定资产借用与返还流程

  ㈠申请人填写《IT类固定资产借用申请表》,部门负责人签字,报信息中心负责人审批,交由信息中心资产管理员办理。

  ㈡固定资产责任人因离职、调动、或者设备报废、更新等原因,使用人员需及时填写《IT类固定资产返还申请表》,经使用部门负责人和信息中心负责人批准后,由信息中心人员对设备进行检查后可接收设备。

  第二十五条资产管理员做好资产划转工作,按照公司规定和要求,将《IT类资产变更表》(信息中心留一份,财务资产处留1份)及时送达财务人员。

  第七章固定资产报废

  第二十六条 资产报废依据《公司资产报废及处置管理实施细则》,凡符合以下资产报废的条件均可申请。

  ㈠主要部件严重损坏,无升级和维修价值。

  ㈡修理或改装费用超过或接近同等效能价值的设备。

  ㈢多次修理,费用超过设备原值50%以上的。

  ㈣设备属淘汰产品,主要配件已经停产,不能满足正常工作。

  第二十七条报废流程:使用部门提出报废申请→信息中心派人对设备进行鉴定→经检查确实符合报废条件填写《固定资产报废鉴定表》→信息中心负责人和总会计师审批→申请人填写《IT类固定资产返还申请表》将报废设备交至信息中心→信息中心对报废设备进行入库。

  第二十八条设备报废后处置:信息中心将报废设备集中后,对报废资产进行变卖,变卖所得交由财务部门入账。

  第八章固定资产赔偿

  第二十九条员工领用设备后应妥善保管。因个人原因导致设备损坏或丢失需要赔偿。

  第三十条在正常办公条件下,因为持有人不能合理控制的因素(不可抗力)造成的设备毁损或被盗,持有人应及时向信息中心填写《IT类固定资产维修申请单》。

  第九章固定资产的验收、登记与领用

  第三十一条新采购固定资产不论价值大小、一律由资产管理员办理入库验收手续,仓库钥匙只能由资产管理员一人保管。

  第三十二条入库验收需凭供应商发票或者采购申请单内容,验收物资的规格、品牌、型号和数量,发现问题及时反馈,并退回。

  第三十三条入库时资产管理员应填写《IT类固定资产验收入库单》。

  第三十四条固定资产验收合格后,资产管理员按照《公司资产卡片管理制度》和《公司资产条形码管理制度》规定和要求,使用资产卡片录入固定资产的基本资料(包括编号、型号、规格、增加日期、使用部门等)。

  第三十五条报废的资产由信息中心收回,按《公司固定资产管理暂行办法》规定,信息中心资产管理员到财务处办理资产报废手续

  第三十六条所有资产领用均需出示经过批准后的《IT类固定资产购置申请表》,方可领用。

  第三十七条领用设备一律填写《IT类固定资产设备领用表》,并严格写明日期、领用物品规格、品牌、型号和数量,最后领用人签名。

  第三十八条资产管理员根据《IT类固定资产验收入库单》在《IT类固定资产设备登记台帐》中应及时登记上帐,并做到帐实严格相符。

  第三十九条资产管理员根据《IT类固定资产设备领用表》在《IT类固定资产设备台帐》准确销账,明确设备使用人员。

  第四十条对登记帐应及时保存和备份。

  第十章清查

  第四十一条信息中心定期(一年一次)参加财务部门组织的固定资产清查工作,确保台帐、卡与实物相符。

  第四十二条资产管理员定期对固定资产盘盈、盘亏、毁损、闲置及待报废资产进行核实和分析并提出处理意见,编制资产处理方案,按规定程序进行报批。

  第十一章记录与存档

  第四十二条本办法产生以下记录:《IT类固定资产申请购置表》、《IT类物质采购计划》、《信息中心计算机及辅助设施维护工单》、《IT类固定资产维修申请单》、《固定资产维修申请单台帐》、《IT类资产变更表》、《IT类固定资产借用申请表》、《IT类固定资产返还申请表》、《固定资产报废鉴定表》、《IT类固定资产设备领用表》、《IT类固定资产验收入库单》、《IT类固定资产设备登记台帐》。由信息中心存档,表样见附件。

  第十九条存档期限为三年。

  第十二章附则

  第四十五条本制度由公司提出,由信息中心起草并负责解释。

  第四十六条本制度自公布之日起执行。